6 Tips voor het realiseren van marketing automation flow charts

13 sep 2017
.
Door: Annemarie ten Brinke
Rating: 5.0. From 1 vote.
Please wait...

165
(1)

Met marketing automation ben je bezig met het automatiseren van processen. Niet alleen zorgt dit voor een tijdsbesparing, maar ook voor een betere opvolging van leads. Of je nu een B2B, B2C of B2B2C bedrijf bent, met marketing automation kun jij ervoor zorgen dat je meer omzet en meer naamsbekendheid genereert.

“Wist je dat marketeers die marketing automation gebruiken hun sales pijplijn met ruim 10% vergroten?”

Forrester

Jij bent bezig met marketing automation? Dan weet je waarschijnlijk al welke voordelen marketing automation heeft en dat je door het automatiseren van processen meer tijd over hebt voor andere zaken. In dit artikel geven we je 6 tips voor het realiseren van marketing automation flowcharts.

Goed, je hebt geïnvesteerd in marketing automation software. Je hebt voor jezelf wel een idee hoe het er uit moet gaan zien. Maar dan, hoe maak je het visueel zodat de rest van de organisatie het ook begrijpt? En het nut inziet van het automatiseren van bepaalde processen. In plaats van het uit te schrijven, is het eenvoudiger om het uit te schetsen en in een flowchart te zetten. Want laten we eerlijk zijn, een beeld zegt meer dan duizend woorden.

Maar voor we je de tips geven voor het realiseren van je eigen marketing automation flowcharts gaan we terug naar de basis.

Zelf je eigen marketing automation flow chart maken? Download ons gratis template.

Wat is marketing automation?

De woorden zeggen het al. Marketing automation is een hulpmiddel om marketingprocessen en activiteiten te automatiseren.

“Marketing automation refers to the software that exists with the goal of automating marketing actions. Many marketing departments have to automate repetitive tasks such as emails, social media, and other website actions. The technology of marketing automation makes these tasks easier”

Hubspot

Je kunt marketing automatisering zien als een tool die je door bepaalde software in kunt zetten. Deze software geeft bedrijven de kans om potentiële klanten te benaderen met zeer gepersonaliseerde, bruikbare informatie toegespitst op de persoon. Het doel hiervan?
Je potentiële klant omzetten naar klant.
Door marketing automation op deze manier in te zetten is het een zeer rendabel marketingmiddel. Doorgaans levert de inzet ervan nieuwe business op en haalt het de investering er gemakkelijk weer uit.

We geven direct toe, hoewel het misschien wel zo lijkt is marketing automation niet één van de gemakkelijkste marketingmiddelen om in te zetten. Maar zie het ook niet als een onmogelijke opgave. Elk bedrijf, groot of klein, kan veel profijt hebben van het inzetten van marketing automation. HubSpot vergelijkt het inzetten van marketing automation met het planten van een nieuwe plant, beginnend bij het zaadje.

“Imagine you’re trying to grow a plant. First you need fertile soil ripe for the growth of your plant. Next you need seeds themselves to care for, and last you need water and light in order to nurture those seeds into a lush, blooming plant.  It’s not foolproof, but it’s not impossible. In our story, effective marketing automation looks just like nurturing this plant does. At the end of the day, we hope we’ve nurtured our leads (the seedlings) well enough to produce actual paying customers (a lush, full-grown plant.)”

Marketing automation werkt voor elk bedrijf. Ieder bedrijf wil meer klanten en deze klanten goed blijven informeren en voeden met gepersonaliseerde informatie. Marketing automation biedt je de handvatten om dit op een goede manier in te zetten en je potentiële klanten of leads om te zetten naar klanten.

Zelf je eigen marketing automation flow chart maken? Download ons gratis template.

Met marketing automation genereer je geen leads, je voedt ze

De term marketing automation is ondertussen steeds meer een buzz-woord geworden. Ook wij merken het in onze omgeving. Marketeers en ondernemers denken dat het hét middel is om te groeien. En ja dat is ook zeker zo. Alleen de eerste stap wordt dan vaak vergeten.
Om te groeien – mede dankzij automation – heb je eerst leads nodig. Met marketing automation genereer je namelijk in de basis geen leads. Je kan met automation zorgen dat je leads klanten worden. Wat we nu vaak zien is dat de eerste stap wordt vergeten en alleen maar wordt nagedacht over de flow of automation daarna.

Om geen stappen over te slaan is het handig om een marketing automation flowchart te realiseren. Deze visualiseert je te nemen stappen en zorgt ervoor dat je geen stappen overslaat of vergeet.

Wat is een flow chart?

Een flowchart helpt bij het overtuigen van collega’s en het managementteam van het bedrijf waarvoor je werkt.  Het bespaart je tijd. Aan de hand van een flowchart kun je eenvoudig en snel uitleggen wat je bedoelt en hoe je wilt dat de processen gaan verlopen. Marketing automation bouw je letterlijk als een flow. Je hebt een trigger, deze trigger kan van alles zijn.

Denk aan:

  • Een bepaalde landingspagina;
  • Een e-mail die je verstuurd hebt;
  • Een event dat bezocht is;
  • Een formulier dat ingevuld is.

Dit ‘triggert’ een vervolgactie, die daarna weer opgevolgd wordt door andere bepaalde acties. Een marketing automation flow chart is een schematische voorstelling van een proces en ziet er uit als een stroomdiagram.Niet iedereen is enthousiast over het maken van flowcharts voordat je begint met het inrichten en realiseren van je marketing automation. Inderdaad, het maken of zelfs het uitdenken van een flowchart is tijdrovend. Je gaat immers precies uitdenken welke actie welke opvolging nodig heeft.

Sommige bedrijven zweren erbij dat het maken en realiseren van een marketing automation flowchart te veel tijd kost en niets oplevert.

“Flowcharts = More work + less results”

Het mooie is dat in datzelfde artikel van Marketo, waarin dit statement wordt gemaakt, in 4 ‘simpele stappen’ uitgelegd wordt hoe je leads kunt voeden (nurturen). En je raadt het misschien al. Hiervoor gebruiken ze uiteindelijk toch weer een stroomdiagram die content in categorieën indeelt en waaraan opvolgingen worden gekoppeld.

Een beeld zegt dus echt meer dan duizend woorden.

Nu kun je een marketing automation flowchart zo moeilijk of makkelijk maken als je zelf wilt. Door bijvoorbeeld gebruik te maken van verschillende symbolen en vormen en op deze manier je flowchart te realiseren. Even Googelen en je komt verschillende opzetten tegen. Zo kun je dan gebruik maken van een ovaal om de start aan te geven en bijvoorbeeld een ruit om een beslissing in te zetten.

marketing automation flowchart

Ons gratis te downloaden template heeft geen verschillende vormen. Eenvoud siert de mens en in onze ogen kun je beter aangeven wat het is en wanneer er een bepaalde actie wordt uitgevoerd dan dit met – in onze ogen – lastige vormen weer te geven.

Zelf je eigen marketing automation flow chart maken? Download ons gratis template.

Tip 1: Begin door je uitgangspunt in kaart te brengen

Uiteraard je kunt direct een flow bouwen waaraan zoveel takken zitten, dat jij zelf het spoor al bijster bent voordat je het überhaupt gebouwd hebt. Ga dus zelf ook eerst terug naar de basis en begin met een flow die daarbij past. Stel jezelf de volgende vragen:

  • Wat wil ik bereiken met mijn flow chart?
  • Waarom wil ik dit bereiken?

Marketing automation zet je immers niet in om leads te genereren. Je zet het in om gegeneerde leads om te zetten naar bijvoorbeeld waardevolle klanten voor jouw bedrijf.

Sluit hier je informatie op aan. Welke informatie en welke pagina’s heb je al beschikbaar? Is er een pagina waar je een bezoeker vraagt om een mailadres? Breng deze pagina’s in kaart en denk na over de volgende stappen. Welke content is er al beschikbaar en welke content ontbreekt en moet dus nog gemaakt worden?

uitgangspunt flowchart

Het uitgangspunt voor je flowchart is de trigger. Wat zorgt ervoor dat je marketing automation flow gaat werken? Zelf gebruiken we hiervoor onze partner HubSpot voor het realiseren van marketing automation flows. Je kan in dit systeem op twee manieren de flow starten. Door middel van een trigger of doordat iemand al een andere marketing automation flow heeft doorlopen. Doordat je eerst nadenkt over wat je aanleiding is voor het realiseren van je flowchart, bouw je deze vervolgens gemakkelijker op.

Door je marketing automation tool mét je CRM te integreren kun je ook op basis van contact of bedrijfsinformatie je flowchart realiseren.

Zo kunnen flowcharts bij ons als uitgangspunt bijvoorbeeld gemaakt worden op basis van:

  • Contact eigenschappen;
  • Bedrijfseigenschappen;
  • Ingevulde formulieren;
  • Pagina’s bezocht (site triggers);
  • Call-to-Action activeren.

Tip 2: houd het simpel

Maak je geen zorgen als je niet precies alle theorie achter flowchart technieken en vormen weet. Je hoeft geen ontzettend mooie vision flowcharts te bouwen. Zolang maar duidelijk is wat er moet gebeuren en welke informatie je wilt verzamelen. Mede dankzij deze tip in combinatie met ons gratis te downloaden template zorgt het ervoor dat je jouw flowchart gemakkelijk kunt realiseren en je aan de slag kunt gaan met marketing automation.

Je hebt in dankzij tip 1 bepaald wat de start van je flowchart wordt. Stel dat dit een ingevuld formulier is waarmee je e-mailadressen hebt gegenereerd. Wat is dan het eerste dat je na het invullen wilt gaan doen? Meestal is dit het versturen van een bedankmail. In deze e-mail bied je de ontvanger datgene aan wat ze hebben aangevraagd door het formulier in te vullen. Is het een e-book? Stuur dan het e-book in de e-mail. Hebben ze een contact aanvraag gedaan of een bestelling geplaatst, stuur dan hiervan een bevestiging met de daarin volgende stappen.

bevestiging

Tip 3: Gebruik een hulpmiddel

Je kan zelf gaan schetsen en doen, maar mocht je dit nu niet handig vinden of gewoon zelf niet zo goed kunnen tekenen, maak dan gebruik van een handig template.

Tools als Draw.io, Lucidchart of Gliffy zijn handige online tools om een flowchart te maken, maar wij gebruiken zelf vaak de gratis te downloaden template in combinatie met een geschetste flow die wij met post-its of op een whiteboard verder uitdenken.

Je vindt het misschien prettig om met post-its en een whiteboard aan de gang te gaan om de grote lijnen te schetsen. Geen probleem, als dit voor jou werkt doe dit dan ook vooral. Als je deze stap hebt gezet probeer het dan overzichtelijk en duidelijk te maken door de schetsen om te zetten in een duidelijke tekening door middel van eerdergenoemde template.

Tip 4: Bouw rust in je flow chart

Iedereen is druk en heeft veel te doen en te lezen. En net als in het dagelijkse leven heeft je marketing automation flowchart ook rustmomenten nodig. Denk dus goed na voordat je je flowchart online zet, wanneer je wat gaat verzenden en hoe lang er tussen deze momenten zit.

“Give customers [and leads] a moment to breathe. Attention is the oxygen of the Internet and marketers are hungry to capitalize on the moment. While instant emails are nice, there may be wisdom in sending it hours or days later”

Forbes

Bouw deze ‘rustmomenten’ na een actie die je in je flowchart hebt gezet. Is de actie een pagina bezoek naar aanleiding van een email die je verzonden hebt? Zorg er dan voor dat lezers van je e-mail X uren / dagen de tijd krijgen om die pagina te bezoeken voordat zij de reminder ontvangen dat ze de pagina nog niet bezocht hebben.

‘Helaas’ bestaat er geen ideale flowchart, waarbij je aangeeft dat je X contact momenten nodig hebt, met X dagen of uren ertussen. Zo heeft iemand die een auto koopt bijvoorbeeld 900+ digitale interacties nodig voordat hij/zij tot koop overgaat. Kijk dus goed wat bij jouw product of dienst aansluit en vraag je huidige klanten wat ze een prettige benadering zouden vinden.

Zelf je eigen marketing automation flow chart maken? Download ons gratis template.

Tip 5: Laat collega’s meedenken

Heb je de eerste flowchart gerealiseerd? Laat collega’s eens met je meekijken. Plan hiervoor een sessie van maximaal 1,5 uur in. Misschien zie je iets over het hoofd waar een collega wel aan denkt. Laat hen vooral ook de flowchart ‘doorlopen’ op papier. Als ik de e-mail niet geopend heb, maar wel al de website bezocht gaat dan de voorgestelde automation flow nog goed?

Heb je in je flow een pauze van 3 dagen gebouwd en heeft een collega van een klant gehoord dat ze graag binnen 24 uur iets van je horen? Dit is waardevolle informatie waardoor jouw flow en je flowchart nog beter zal worden. Luister goed naar je collega’s en houd hierbij een open houding. Met elkaar kun je zorgen voor een nog beter resultaat. Verwerk de feedback van je collega’s na de sessie in de flowchart.

Tip 6: Stel je flowchart bij

Je vormgegeven flowchart is natuurlijk niet in beton gegoten. Door je flowchart live te zetten kun je achterhalen of het werkt of dat iets niet werkt. Stel je flow daarom regelmatig bij. Blijkt dat een e-mail na 2 dagen beter converteert dan na 3 dagen, pas je flow hier dan op aan. Wil je grote wijzigingen doorvoeren in je marketing automation tool, verander dan ook de flowchart waar je mee gewerkt hebt. Dan heb je alles weer op orde en kun je de volgende flow weer verder bouwen op je template dat werkt.

Zelf je eigen marketing automation flow chart maken? Download ons gratis template.

Send this to friend