Evenement organiseren? Tips voor online marketing die je nog niet kende!

Interview met onze expert Luuk Rouwhorst

29 jul 2015
.
Door: Luuk Rouwhorst
Rating: 4.6. From 1 vote.
Please wait...

122
(1)

Steeds meer festivals duiken op. In 2014 werden in Nederland 800 festivals geteld, 100 meer dan 2 jaar ervoor. De bezoekersaantallen nemen ook toe; 22,7 miljoen mensen bezochten in 2014 een festival. In 2015 worden ruim 26 miljoen festivalbezoekers verwacht. 30% van de festivals trekken tussen de 1000 en 5000 bezoekers. Door de komst van meerdere festivals zal je steeds meer uit de kast moeten halen om bezoekers te trekken. Welke online marketingtools kun je hiervoor inzetten? 

Expert on board

Gelukkig hebben we een echte expert on board bij Team Nijhuis. Onze collega Luuk Rouwhorst is medeorganisator van het Reurpop festival en in charge of the online marketing voor het festival. In dit artikel de tips & tricks van online marketing voor (lokale) festivals of evenementen.

Team ReurpopCollega’s Luuk Rouwhorst (links) en Robbert Boeijink (midden) op Reurpop

Reurpop: een gezellig driedaags muziekfestival in Gelderland

Reurpop is een driedaags muziekfestival voor jong en oud dat plaatsvindt in Ruurlo (Gelderland). Het festival bestaat sinds 2008 en trok het afgelopen jaar 8500 bezoekers. Wat doen ze bij Reurpop precies om de bezoekers naar het festival te krijgen? Ik ken Luuk als een slimme, maar relaxte collega. Maar wanneer hij over online marketing of het Reurpop festival praat, beginnen zijn ogen pas echt te stralen. Hij raakt niet uitgepraat en ook 10 minuten nadat hij me een uur lang alles heeft verteld over wat hij voor Reurpop heeft gedaan, belt hij me nog even intern. Hij was namelijk nog iets vergeten te vertellen. De voorbeelden ontvang ik zo snel mogelijk en als ik nog iets nodig heb, moet ik hem maar gewoon vragen. Ik baal dat ik zijn verhaal niet direct op de film heb gezet. Ik hoop dat ik zijn enthousiasme en de online marketing acties die hij heeft uitgevoerd met net zoveel enthousiasme als hij weet over te brengen…

40% van de bezoekers komt via Facebook

De online marketing voor Reurpop doet Luuk er niet ‘zomaar’ even bij. Het hele jaar door is hij er druk mee. “Weet je wat er allemaal geregeld moet worden voor zo’n festival?”. Hij noemt een hele waslijst; van het boeken van de artiesten tot aan de faciliteiten op het festival. En de online marketing? Die start 5 minuten na afloop alweer voor het jaar erop. “Na afloop spring ik direct achter mijn laptop om een nieuw evenement op Facebook aan te maken. Je ziet dat mensen die het leuk hebben gehad zich dan direct weer aanmelden. Je kunt er dus niet vroeg genoeg mee starten”. Facebook is een belangrijk kanaal voor Reurpop. Luuk vertelt dat zo’n 40% van de bezoekers via Facebook een kaartje koopt.

Luuk pakt een stoel erbij en komt naast me zitten. Hij gaat rustig verder met z’n verhaal. “Weet je, laatst las ik dat social media de nekslag was geweest voor een discotheek in Markelo. Daar snap ik echt helemaal niks van! Als je het goed doet haal je met behulp van social media alleen maar nieuwe bezoekers”. Hoe Luuk dat voor Reurpop voor elkaar kreeg? De adviezen van Luuk op een rij!

Vóór het evenement

Evenement organiseren tips facebookpagina

 

Een Facebook Pagina of Facebook evenement?

Wat is nu eigenlijk beter: een Facebookpagina aanmaken of een evenement? Luuk legt uit dat ze beide belangrijk zijn, maar dat het met name gaat om de verhouding. “Bij Zomerfeesten de Hoeve geven 10.000 mensen aan dat ze naar het evenement komen, maar hun Facebookpagina heeft maar 3000 likes. Dat is zó zonde. Die mensen ben je namelijk kwijt als het evenement is afgelopen”. Voor Reurpop adverteert hij daarom voornamelijk met hun Facebookpagina. “Natuurlijk is het super dat mensen aangeven dat ze komen. Maar bij een terugkerend evenement heb je meer aan Facebookfans”, licht hij

EvenementFacebook voor 2016

Facebook evenement voor Reurpop 2016 is al gemaakt

Facebookevenement

Eén algemene advertentie volstaat niet

Luuk is altijd erg druk met het instellen van advertenties. Eén advertentie volstaat volgens hem niet. “Dat zie je zo vaak, dat ze maar 1 advertentie gebruiken voor een evenement. Naar Reurpop komen mensen van alle leeftijden. Hier targeten we niet alleen op, maar we passen ook de advertentie eropaan. Voor jongeren gebruiken we bijvoorbeeld vaker woorden als ‘cool’ en ‘gaaf’. Dit werkt heel goed”. Binnen Facebook is het mogelijk om op allerlei verschillende doelgroepen te adverteren. Van leeftijd, tot opleidingsniveau tot muziekvoorkeur en locatie.

Evenement advertentie algemeen

Voorbeeld van een algemene advertentie

Evenement advertentie jeugd

Voorbeeld advertentie festival voor de jeugd

Slechts 20% van jouw fans ziet jouw updates

Een simpele tip die Luuk meegeeft over het adverteren met Facebook is dat je altijd moet adverteren op je eigen fans. “Dat is misschien gek, maar dat je duizenden fans op je Facebookpagina hebt, wil niet zeggen dat je deze mensen ook bereikt met een Facebook Update. Slechts 20% van je fans krijgt jouw updates te zien. Daarom moet je eigenlijk ook altijd adverteren op de fans van je Facebookpagina.”

Adverteren op eigen fans

Lokaal adverteren op Facebook en Google

Naast adverteren op verschillende leeftijdsgroepen adverteren ze voor Reurpop slechts in een straal van 15km rondom het festival. Waarom niet verder, vraag ik. Zonder aarzeling zegt hij: “Focus is belangrijk. We willen eerst binnen een bepaalde regio bezoekers trekken. We hebben nog niet het idee dat we daar alles hebben uitgehaald. Voor lokale evenementen is het sowieso slim om eerst lokaal bezoekers te trekken. Als je ziet dan een paar vrienden of bekenden naar een festival gaan, dan is een evenement aantrekkelijker. Die kans is groter als je lokaal gaat adverteren.”

Met lokaal adverteren ging Luuk verder dan alleen Facebook. Hij zette ook volop in op display advertising (bannering). De banners van het festival werden op verschillende websites getoond aan bezoekers die zich in de omgeving van Ruurlo bevonden of daar woonden. Op die manier hebben ze de naamsbekendheid van het festival in de regio enorm vergroot.

Banners Reurpop

Voorbeeld banner van Reurpop

Banner Reurpop

Voorbeeld banner van Reurpop

Borculo we komen je halen!

Luuk zag in de website statistieken dat er veel mensen uit Borculo op de website zaten die geen kaartje kochten. Via remarketing op Facebook (bij remarketing wordt de bezoeker achterna gezeten met banners) maakte hij een speciale advertentie voor deze mensen: ‘Borculo, we komen je halen’. In de advertentie stond dat er busvervoer was geregeld. Dit zorgde ervoor dat er weer meer kaarten werden verkocht. Luuk vertelt het alsof het de normaalste zaak van de wereld is om op die manier advertenties in te zetten.

Bus naar Borculo

Adverteren met artiesten op interesses

Het mooie van een muziekevenement is dat je binnen Facebook kunt adverteren op mensen die hebben aangegeven dat ze een bepaalde artiest leuk vinden. Luuk: “Voor Kensington is het niet zo moeilijk om dit in te stellen, omdat zij veel bekendheid hebben in Nederland. Voor nieuwe artiesten was dit moeilijker”. Luuk vertelt vervolgens trots dat ze ook voor de artiesten met minder bekendheid een oplossing vonden. ‘We hebben geadverteerd op de plaats waar de artiesten vandaan komen. Dat werkte echt knettergoed!”

Adverteren op artiest

Voorbeeld advertentie met targeting op interesse

Rupo

Reurpop is niet alleen voor volwassenen, maar ook voor kinderen is er genoeg te doen. Ze hebben daarom een cartoon gemaakt, Rupo. Een Reurpopvrijwilliger. Rupo loopt rond op het festival, maar komt voorafgaand aan het festival langs op basisscholen. “We zien dat niet alleen kinderen Rupo leuk vinden, maar ook ouders reageren op onze Facebookupdates op de Rupo Facebookpagina.” Rupo deelt aan de kinderen kaartjes uit voor het festival. “Dit werkte echt super goed. Hierdoor kwamen veel meer ouders met kinderen naar het festival”. Wel bleek dat niet alle ouders hier even blij mee waren, hierdoor moesten ze wel naar het festival. “Ach.” reageert Luuk nuchter. “Je kunt nooit iedereen tevredenstellen.”

Rupo voor kids

Cartoon van Rupo

Facebookpagina Rupo

Facebookpagina van Rupo

Rupo op Reurpop

Rupo op Reurpop

40 persberichten

De online marketing voor Reurpop start in december, een half jaar voor aanvang. Om mensen niet continu te spammen met advertenties voor het festival, versturen zij persberichten. “Ik denk dat we het afgelopen jaar wel 40 persberichten hebben verstuurd. Over nieuwe artiesten of activiteiten die er te doen zijn. Hiermee hebben we heel wat publiciteit weten te genereren”. De persberichten worden geschreven door onze collega Robbert Boeijink, die ook betrokken is bij de organisatie van Reurpop.

Artiesten op Reurpop

Voorbeeld persbericht Reurpop gedeeld op Facebook

Facebook updates intern laten delen

Reurpop begon ooit met 72 likes op Facebook. Met weinig budget moesten ze meer likes zien te generen. “Het is dan gewoon heel belangrijk dat iedereen in de organisatie van het festival alle updates delen op hun Facebookpagina. Dit heeft ervoor gezorgd dat we een veel meer likes kregen. Ik kreeg hierdoor wel eens klachten van Facebookvrienden dat het soms wat teveel was. Maar ja, het werkt dus wel goed.”

Facebookbericht intern delen

Bovenstaande bericht werd 64 keer gedeeld

Email Marketing

Van e mailmarketing maakt hij nog te weinig gebruik geeft hij eerlijk toe. “Gewoon kwestie van te weinig tijd. Volgend jaar gaan we dit wel echt veel meer doen. Ook onze collega Karin NieuwenhofMailPlus specialist beaamt dit. “Ja, ze kunnen echt zoveel meer doen met e mailmarketing. Het is echt zonde om dit niet meer te benutten”. Luuk neemt het advies van zijn collega graag ter harte. “Ze heeft wel gelijk,” verzucht hij. “Het afgelopen jaar hebben we ongeveer 3 mailingen verstuurd waardoor wel ineens veel kaarten werden verkocht”. E Mailmarketing werkt met name goed voor festivals, omdat je mailingen kunt versturen naar mensen die voorgaande jaren een ticket hebben gekocht.

Emailmarketing

Voorbeeld nieuwsbrief Reurpop

En Twitter?

Op de vraag of ze Twitter nog inzetten antwoordt hij kort. “Vorig jaar kregen we nog wel veel re tweets, maar dit jaar was het echt bijna niks. Het gebruik van Twitter neemt af, ik overweeg om hier misschien helemaal mee te stoppen en ons meer te richten op andere kanalen als Instagram”.

Tijdens het evenement

De Photobooth

Zo’n beetje aan het einde van ons gesprek vertelde hij even tussen neus en lippen door over de Photobooth. Een photobooth? Je bedoelt zo’n pasfotohokje? vraag ik. Hij laat me foto’s zien op Facebook in het album ‘Photobooth’. Mensen konden op het festivalterrein met een druk op de knop foto’s van zichzelf maken. Deze foto’s werden rechtstreeks geüpload naar hun Facebookpagina. “Dit is echt supercool. Mensen gingen elkaar taggen en hiermee bereikten we weer heel veel mensen. Ook wilden we graag meer volgers op Instagram, omdat we zien dat Instagram enorm groeit. Dit is dankzij deze photobooth goed gelukt. We kregen ook wel verzoeken van mensen die de foto’s graag verwijderd wilden zien”, grinnikt Luuk.

Voorbeeld photobooth

Voorbeeld foto’s van de Photobooth

Photobooth op Reurpop

De Photobooth op het festival

Regel een drone

Videomateriaal doet het vooral bij evenementen goed. Tegenwoordig kunnen we met drones nog betere beelden maken dan we ooit hadden kunnen dromen. Luuk laat me een video zien van het festival die met een drone zijn gemaakt. Ik vraag hoe hij aan de drone komt. Hij haalt z’n schouders op en zegt: “Gewoon iemand in de buurt geregeld die een drone had.” Het idee leverde prachtige beelden van het complete festivalterrein op én veel reacties en likes op Facebook! Luuk: “Hoe cool is dat?”

Narrowcasting

Dit is waarvoor Luuk me nog even belde. Tijdens het festival zelf hadden ze beeldschermen bij de bar hangen met daarop het programma, maar ook de foto’s die op Facebook werden gedeeld. “Daarmee verbind je offline en online met elkaar. Als mensen dit zien gaan ze sneller naar de Facebook Pagina om de foto’s te bekijken”. Geen onbelangrijke tip dus!

Narrowcasting

Op de achtergrond de tv-schermen voor narrowcasting

Na het evenement

Foto’s direct online

Omdat het een driedaags festival is, stond Luuk erop dat de foto’s direct na afloop online werden gezet. “Ik ben dan misschien een beetje streng, maar die foto’s zorgen voor meer bekendheid en mogelijk meer bezoekers voor de volgende dag. Onze fotografen zaten dan tot diep in de nacht nog foto’s te uploaden. Soms waren ze pas om 6 uur ’s ochtends klaar. Maar ja, dat is het wel waard,” vertelt hij met een grote glimlach op z’n gezicht. Ook de Aftervideo kwam binnen een dag na afloop online op de Facebookpagina.

 

Bereik van gelijk plaatsen van foto

Het bereik door het direct plaatsen van foto’s 

Bereik later plaatsen van foto

Bereik van het plaatsen van de video binnen een dag na afloop festival

Recensies vragen op Facebook

Luuk is druk direct na het festival. Naast het uploaden van de foto’s, het aanmaken van een nieuw evenement en het delen van de aftervideo, vraagt hij mensen via Facebook ook om een recensie achter te laten. Hierdoor heeft Reurpop nu 223 recensies en scoren ze 4,8 van de 5 sterren. Een hoge beoordeling voor een lokaal evenement.

12 evenement beoordeling vragen facebook

Beoordeling van Reurpop op hun Facebookpagina

12 evenement organiseren tips recensies facebook

Recensies op de Facebookpagina van Reurpop

Feedback vragen van bezoekers

Naast de recensies op Facebook is ook handig om feedback te vragen van de bezoekers via een online enquête. “Op die manier kom je erachter of er nog verbeterpunten zijn en welke dingen echt succesvol waren. Belangrijke input voor volgend jaar dus en een extra contactmoment met de bezoekers”. Ook hiervoor adverteerde hij op Facebook.

Feedback vragen

Advertentie van Reurpop waarin ze bezoekers vragen om enquête in te vullen

Enquete Reurpop

Enquête van Reurpop

Monitoren en bijsturen

Voor- tijdens en na het festival zijn de vrijwilligers aan het monitoren. Waar komen de bezoekers op de website vandaan? Wat delen mensen over het festival op social media? Op die manier zag Luuk ook dat er bezoekers uit Borculo op de website zaten die geen ticket kochten. Ook kunnen ze zien via welk social media kanaal de meeste kaarten worden verkocht. “Monitoring is cruciaal. Tijdens het evenement hebben we in de vrijwilligerstent een dashboard hangen waarop we alles kunnen monitoren. Op die manier kunnen we op tijd bijschakelen en weten we waar we de online marketing volgend jaar op moeten insteken”.

12 evenement organiseren tips monitoring

Luuk met een collega aan het monitoren

Foto dashboard

Voorbeeld dashboard Reurpop

Lees meer over dashboards in ons artikel ‘Maak webstatistieken inzichtelijk met KPI dashboards’. 

 

”Je moet er wel in geloven”

Hoewel Luuk nog wel uren door kan praten, beseft hij dat ie nog een afspraak heeft staan. Hij benadrukt aan het eind van ons gesprek nog wel even dat je wel moet geloven in online marketing om het te laten werken. “Als je er niet in gelooft heeft het geen zin. Vernieuwing is het sleutelwoord voor succes. Voor het festival zelf, maar ook zeker voor het inzetten van social media kanalen”, aldus Luuk.

 

Update: eventtargeting op Twitter

De nieuwste ontwikkeling is dat je vanaf nu op wereldwijde events kunt targeten. Events die gerelateerd zijn aan sport, vakantie, festivals, muziek en tv. Handig als je bijvoorbeeld mensen wilt bereiken die over bepaalde festivals tweeten. Het is helaas nog niet mogelijk om te adverteren op Nederlandse events. Lees hierover meer op Marketingfacts.

Foto Grolsch vrachtwagen

Send this to friend