8 tips voor het opstellen van een communicatiekalender

[inclusief gratis template]

22 mei 2018
.
Door: Christiaan Eichelsheim
Rating: 5.0. From 1 vote.
Please wait...

1151
(1)

Ben je dagelijks met content bezig? En je bent inmiddels op zoek naar een communicatie- of content kalender? Super, dan ben je goed bezig! Structuur in je planning zorgt ervoor dat je vast blijft houden aan een strategie. Daarnaast geeft het gebruik van een goede communicatiekalender je meer rust, waardoor je je goed kunt focussen op je doelen. Je kunt met het gebruik van een communicatiekalender zorgen voor de juiste boodschap, tegen de juiste doelgroep op het juiste moment. Dit is de basis van een goede inbound marketingstrategie.

In dit artikel geven we je 8 tips voor het opstellen van een communicatiekalender. Mocht je direct aan de slag willen, wat ik heel goed begrijp en zelfs aanmoedig, download dan vooral ons gratis template voor het maken van je eigen communicatie- en contentkalender

Tip 1: Start niet vanuit je eigen agenda, start vanuit de agenda van je doelgroep.

Probeer in de huid van je doelgroep te kruipen. Wat zijn voor hen de belangrijkste momenten? Vind je het lastig om hierachter te komen? Ga dan het gesprek aan met collega’s die klantcontact hebben. Kun je een brainstormsessie organiseren met deze collega’s? Probeer tijdens een brainstormsessie antwoorden te krijgen op de volgende vragen:

  • Naar welke events gaan de mensen in je doelgroep?
  • Wanneer komt je bedrijf het meest in contact met personen binnen je doelgroep?
  • Zijn er terugkerende vragen vanuit de doelgroep? Krijgen klantenservicemedewerkers veel dezelfde vragen, of tijdens face-to-face gesprekken met klanten? Kijk nog eens naar je zoekwoorden op de website.
  • Heeft jouw doelgroep of hebben jouw persona’s te maken met bepaalde seizoen of een bepaalde cyclus?
Start niet vanuit je eigen agenda

De 8 tips direct inzetten voor jouw eigen organisatie? Maak snel je eigen communicatiekalender met het gratis template van Team Nijhuis. 

Heb je de agenda van je doelgroep helder in kaart? Probeer dan achter de raakvlakken te komen van je eigen agenda. Op basis hiervan kun je content gaan mappen op de relevante momenten en ontstaat er een communicatiekalender. Misschien zijn er wel zoveel raakvlakken dat je een hele content serie kunt maken?

Maak persona’s

Wanneer je het lastig vindt om de raakvlakken te vinden, helpt het om persona’s te maken. Door het maken van persona’s krijg je een duidelijk beeld van wie jouw klant is. Wat zijn de eigenschappen van je klant? Wat vindt hij of zij leuk? Waar is diegene goed in en hoe staat deze klant tegenover de producten of diensten die jij te bieden hebt?

Door antwoord te geven op zulke vragen, creëer je een compleet beeld en weet je precies op wie jij je moet richten.

Dit maakt het eenvoudiger om te communiceren met je doelgroep en op een effectieve manier resultaat te behalen.

Door het maken van persona’s krijg je een duidelijk beeld van wie jouw klant is

Tip 2: Denk verder dan alleen tekst

Probeer voor jezelf verder te denken dan alleen tekst als je de communicatiekalender aan het vullen bent. Het gaat verder dan alleen blog posts en social media posts. In de kalender kun je ook denken aan infographics, video content, landingspagina’s, een fotoserie, een whitepaper of een nieuwsbrief.

Houd rekening met online gedrag

Denk bij het vullen van de communicatiekalender aan de kanalen waar je doelgroep actief op is. Voor ieder platform scoort een bepaald soort content het beste. Voor het produceren van content heb je tijd nodig. Hier moet je rekening mee houden. Het maken van een video of infographic duurt langer dan het plaatsen van een Facebookpost. Door een goede kalender weet je precies wanneer je moet beginnen en wanneer het resultaat af moet zijn. Dit draagt bij aan het beter indelen van je tijd en op deze manier hou je wellicht nog wat tijd over!

Content binnen je organisatie vinden

Je kunt content op andere afdelingen vinden, denk aan de klantenservice, de marketingafdeling, de salesafdeling of bij de productieafdeling. Deze content kun je aan laten sluiten bij de verschillende fasen van het See, Think, Do, Care model van Google. Je wilt graag bij je doelgroep onder de aandacht komen. Dit kan bijvoorbeeld met een goede landingspagina of viral video. Dit is content dat veel bij een marketingafdeling vandaan komt.

De sales afdeling richt zich op het binnenhalen van de klant, het omzetten van leads in klanten. Dit proces kun je goed ondersteunen met een whitepaper of ander waardevol content type. Je bezoeker moet bereid zijn hiervoor een stuk informatie in de vorm van een e-mailadres achter te laten of zelfs al besluiten om klant te worden. Natuurlijk wil je klanten ook na de aankoop blijven boeien, dit kan bijvoorbeeld met een goed blogartikel waarin je tips geeft over hoe ze het beste uit hun aankoop kunnen halen. Heb je alle content bij iedere afdeling gevonden? Probeer dan rekening te houden met de fasen van het See, Think, Do, Care model en probeer bij iedere fase content te maken. Met deze content kun je je communicatiekalender gaan invullen.

De 8 tips direct inzetten voor jouw eigen organisatie? Maak snel je eigen communicatiekalender met het gratis template van Team Nijhuis. 

Tip 3: Maak iemand verantwoordelijk voor de communicatiekalender

Gefeliciteerd! Je bent goed bezig en hebt een communicatiekalender gemaakt. Maar wie gaat alles publiceren wat op de kalender staat? Heb je een team dat werkt aan de diverse uitingen van jouw bedrijf? Kies een of twee personen die zich ontfermen over de communicatiekalender. De verantwoordelijken kunnen een taakverdeling maken voor de andere teamleden en in de gaten houden of deze content op tijd wordt aangeleverd. Ze kunnen tips geven en de anderen bijsturen waar nodig is.

Content verantwoordelijkheid

Orde en rust

Door iemand aan te wijzen, blijft de orde en rust bewaard. De verantwoordelijke houdt in de gaten of alles goed verloopt, of deadlines worden gehaald en alle content bijdraagt aan het juiste doel. Zo staan alle neuzen in dezelfde richting en straal je als bedrijf altijd een duidelijke boodschap uit. Zorg er ook voor dat er iemand is die deze taken op zich kan nemen als de hoofdverantwoordelijke afwezig is. Samen heb je een goede visie hoe je voor de komende periode naar buiten wilt treden. Welke informatie ga je verstrekken, aan wie en waar?

Verder stelt het je in staat om door middel van aaneengesloten content aan storytelling te gaan doen. Je kunt bezoekers mee op reis nemen binnen de verschillende vormen van content die je aanbiedt.

Activiteiten monitoren

De verantwoordelijke heeft inzicht in alle communicatieactiviteiten. Deze activiteiten zijn wellicht voor meerdere doelgroepen of persona’s. Het is goed om altijd te blijven kijken of de content nog steeds relevant is. Kun je ze interesseren met nieuwe informatie of dezelfde informatie in een andere vorm? Misschien is het juist goed om even op de rem te trappen en ze niet te overladen met informatie? Ga na of alle content goed bijdraagt aan hetzelfde doel. Indien dit niet het geval is, kun je als verantwoordelijke bijsturen door met nieuwe content een andere richting in te slaan.

Tip 4: Laat het complete team meedenken of meewerken

Zoals net aangegeven, is het goed dat iemand verantwoordelijk is voor het bewaken van de communicatiekalender. Maar waar komt de content vandaan? We hebben er al even over gesproken, een brainstormsessie. Laat het hele team meedenken over content, misschien kunnen ze zelfs meehelpen met het produceren van content.

Laat het complete team meedenken of meewerken

Maak een to-do-list

Maak tijdens de brainstormsessie een to-do-list. Welke onderwerpen moet je sowieso aankaarten? Wat mag absoluut niet ontbreken op jouw communicatiekalender? Hebben je teamleden nog tips voor je waar je aan kunt denken? Je kunt inspelen op evenementen die eraan zitten te komen, of (inter)nationale themadagen. Op welke manier ga je deze inhakers vormgeven? Het idee omvormen tot goede content kost namelijk niet alleen creativiteit, maar ook tijd. Hou hier rekening mee bij het creëren van een communicatiekalender.

Uitstel van oordeel

Heb je een creatief idee nodig? Wees dan niet te snel met oordelen tijdens een brainstormsessie. Bij een brainstormsessie moet je altijd beginnen met “Tijdens deze sessie is geen enkel idee fout”. Als je dit niet doet en je zal al snel ideeën van tafel vegen, belemmer je de creatieve flow van je teamleden. Schrijf daarom alle ideeën op, goed of matig. Wellicht zorgen deze “matige” ideeën juist voor nieuwe ingevingen en heel goede ideeën. Na de brainstormsessie kun je een selectie maken van de beste ideeën. Sla alle ideeën ergens op, zodat je ze later kunt terugvinden wanneer je weer inspiratie nodig hebt.

De 8 tips direct inzetten voor jouw eigen organisatie? Maak snel je eigen communicatiekalender met het gratis template van Team Nijhuis. 

Thought leadership en krachten benutten

Heb jij een teamlid die heel veel weet van een bepaald onderwerp? Maak hier gebruik van! Laat zien dat jouw bedrijf een thought leader is door met ijzersterke content te komen over een specifiek onderwerp. Specialisten zijn tegenwoordig van essentieel belang. Kennis is macht, ook bij content marketing. Hiermee laat je zien dat jij verstand hebt van een bepaald onderwerp, waardoor de doelgroep jou als expert gaat zien. Hier kun je profijt uit halen! Kom je met een stuk content wat echt beter is van kwaliteit, dan heb je misschien wel een stuk skyscraper content in handen.

Het woord zegt het al, je steekt met de content boven je concurrenten uit, het is een skyscraper. Met dit soort content kun je een betere positie bemachtigen in Google en het kan bijdragen aan het krijgen van nieuwe links.

Tip 5: Tools voor het inplannen van content

De communicatiekalender is gevuld, er is iemand verantwoordelijk voor, wat nu? Het publiceren van de content kan beginnen. Om hier bij te helpen kun je tools gebruiken voor het inplannen van content. Er zijn ontzettend veel tools beschikbaar waarmee je de publicatie van content kunt inplannen. Denk bijvoorbeeld aan HubSpot, Buffer en Hootsuite. Met marketing automation tools kun je zonder al te veel moeite je content plannen uitwerken en verspreiden. HubSpot heeft een eigen CRM-systeem waarin je alle emailadressen van je leads en klanten kunt opslaan. Zo kun je met een klik op de knop nieuwsbrieven de deur uit sturen en op een effectieve manier je leads of klanten bereiken.

Smart content

Heb jij goed inzicht in wie jouw klanten zijn en in welke fase van het See, Think, Do, Care model zij zich bevinden? Dan is het slim om te kiezen voor smart content. Met smart content creëer je content bedoelt voor diegene die hier baat bij hebben. Op deze manier kun je heel specifiek inspelen op de wensen, behoeften, kenmerken van de klanten. Je bent dan echt bezig met het vertellen van de juiste boodschap, tegen de juiste persoon op het juiste moment.

Social media monitoren

Met veel marketing automation tools krijg je de mogelijkheid om je social mediakanalen te monitoren en hier tevens direct berichten op te plaatsen. Deze berichten kun je zelf naar wens schrijven en inplannen of zoals gezegd direct plaatsen. Met de diverse social media tools kun je het bijhouden van je social mediakanalen vereenvoudigen tot een duidelijk overzicht of dashboard.

Social media monitoren

Landingspagina’s maken

Niet alle tools zijn hier voor geschikt maar heb je een uitgebreide marketing automation tool als HubSpot dan kun je nog veel meer, zoals het direct aanmaken van landingspagina’s. Hiermee kun je content op nieuwe landingspagina’s maken of nieuwe blogartikelen plaatsen. En als je niet zeker weet of je communicatieactiviteit goed werkt, kun je met deze tool ook A/B testen gaan uitvoeren.

De 8 tips direct inzetten voor jouw eigen organisatie? Maak snel je eigen communicatiekalender met het gratis template van Team Nijhuis. 

Tip 6: Een planning is niet in beton gegoten, blijf flexibel

Je hebt goed nagedacht over het plannen van je content. Uiteraard kun je niet overal rekening mee houden en zijn er soms nieuwe trends waardoor je nieuwe content items kunt maken. Probeer in je communicatiekalender ruimte te houden voor onverwachtse items.

Blijf actueel

Heeft jouw bedrijf een goede prestatie verricht, of is er iets bijzonders gebeurt in jouw branche? Dan is het zeker waard om dit te noemen. Dit kun je bijvoorbeeld doen door een persbericht te verspreiden. Dit zijn vaak zaken die je niet goed van tevoren kunt plannen. Een productlancering is een uitzondering, als je weet dat er einde van het jaar een product van je organisatie op de markt komt, dan kun je je hier al op voorbereiden.

Door met je communicatiekalender flexibel te blijven, heb je de ruimte om te schuiven, iets uit te stellen of te laten vervallen. Actuele berichten zijn natuurlijk het beste. Wacht daarom niet tot het einde van je communicatiekalender om dit nieuwtje te plaatsen. De kans is groot dat dit nieuws allang geen nieuws meer is. Je scoort het beste met actuele content die de lezers triggeren om je site te bezoeken. Doe je dit met meerdere nieuwe ontwikkelingen uit jouw branche? Dan zal je doelgroep je leren kennen als een bedrijf dat zeer goed op de hoogte is van de nieuwste ontwikkelingen. Bovendien geef je ze zo het idee dat jij precies weet hoe je de nieuwste mogelijkheden het best kunt benutten.

Jij ziet kansen!

Tip 7: Verwerk het budget, type content en kanaal in je kalender

Heb je een budget waar je je aan moet houden? Houd hier dan rekening mee in de kalender. Verwerk het type content in de kalender. Een professionele bedrijfsvideo is duurder dan het schrijven van een blogartikel. Hier gaat meer tijd in zitten, en tijd kost geld. Dit betekent niet dat je enkel blogartikelen in je communicatiekalender moet opnemen, juist niet! Maar het zou jammer zijn dat je bepaalde typen content niet kunt creëren omdat het budget op is.

Verwerk daarom altijd in je communicatiekalender om welk type content het gaat, zoals een infographic, video, podcast, blog, webinar of nieuwsbrief. Dit maakt het makkelijker om te plannen, gezien de tijd en de beschikbare uren van jou en je teamleden.

YouTube

Denk ook aan het kanaal. Het kanaal bepaalt voor een groot deel welk type content je zou moeten publiceren. Tekstuele content voor YouTube werkt bijvoorbeeld niet. Wat hier wel werkt, is het creëren van videocontent. En zelfs daar zijn verschillende soorten van, zoals:

  • Instructievideo’s en DIY’s
  • Korte, simpele video’s met een open einde, deze triggeren om de volgende video te willen zien
  • Interviews met een expert
  • Een vlog
  • Campagnevideo’s voor een specifieke doelgroep die je op deze doelgroep target
het creëren van videocontent voor YouTube

De 8 tips direct inzetten voor jouw eigen organisatie? Maak snel je eigen communicatiekalender met het gratis template van Team Nijhuis. 

Er zijn veel meer mogelijkheden dan je misschien in eerste instantie zou denken. Probeer afwisseling te vinden in de content die je creëert. Kom je erachter dat een bepaald soort content heel goed werkt voor jouw doelgroep? Prima! Focus hier dan meer op in je communicatiekalender.

Instagram

Probeer dynamisch te zijn en blijf niet inzetten op een social media platform. Wees actief op meer relevante platforms om je doelgroep te bereiken. De kans bestaat dat jouw doelgroep zich niet alleen op YouTube bevindt, maar ook actief is op Instagram. Dit kanaal biedt nieuwe content mogelijkheden. Op Instagram kun je foto’s plaatsen. Deze foto’s kunnen willekeurig zijn, maar je kunt ook proberen een feed op te zetten met foto’s die samen een geheel en een sfeer creëren op jouw profiel.

Instagram is meer dan alleen foto’s plaatsen

Instagram is meer dan alleen foto’s plaatsen. Tegenwoordig kun je met Instagram veel meer, zoals het uploaden van Stories. Stories zijn korte video’s of foto’s die je op een profielpagina kunt zien. Ze blijven 24 uur staan, dus als jij een story plaatst op Instagram, ben je met dit stukje content 24 uur top of mind bij je Instagramgebruikers. Letterlijk. Je kunt bijvoorbeeld een verhaal vertellen, een mededeling doen of betrokkenheid creëren.

Zo zie je maar dat je je niet op een soort content hoeft te richten. Kijk naar je doelgroep en waar zij behoefte aan hebben. Scoort een White paper het best onder jouw doelgroep? Mooi! Is het toch een ander type content dat het meeste resultaat oplevert? Ook goed! Denk bij het plannen aan de doelgroep, de mogelijkheden van het platform en het type content. Dit geeft je meer overzicht en kan je zelfs op nieuwe ideeën brengen.

Zoals gezegd, probeer dynamisch te zijn met je communicatiekalender en speel in op de resultaten die je ziet van eerder gepubliceerde content. Iets wat werkt kunt je uitbouwen, iets wat niet werkt kun je beter laten gaan.

Tip 8: Houd de laatste ontwikkelingen in de gaten

Heb je een communicatiekalender gemaakt voor drie maanden, maar krijgt Facebook opeens een nieuwe feature waar je op content gebied wat mee kunt? Kijk of je hierop kunt inspelen! Probeer het vooral uit om te kijken hoe het werkt en wat het voor effect heeft op je volgers. Leren is groeien en dat geldt ook op social media. Blijf niet steevast foto’s op Instagram plaatsen als je ook video’s kunt uploaden of een andere nieuwe feature meer mogelijkheden biedt. Ga op ontdekkingstocht. Kijk waar mogelijkheden liggen en maak je deze eigen.

Koploper word je zelf

Werkt iets toch niet zoals je had verwacht? Dan ligt het misschien niet aan de feature, maar aan hoe jij het inzet. Wellicht zijn er andere manieren waarop je van de nieuwe feature gebruik kunt maken. Online zijn veel blogartikelen te vinden over hoe je het best met een nieuwe feature om kunt gaan. Hebben andere het al geprobeerd? Probeer dan van deze mensen te leren en neem deze kennis mee naar je eigen organisatie. Je hoeft dus niet het wiel opnieuw uit te vinden, maar je kunt gaan kijken hoe de ervaringen van anderen zijn en hiervan leren.

Hebben zij tips voor je, of misschien wel tips over wat je juist niet moet doen? Het internet biedt zoveel mogelijkheden, waarbij alle platforms en apps hun best doen om te blijven innoveren. Blijf niet hangen in het verleden, maar ga mee met de tijd, ontdek nieuwe features en probeer deze toe te passen. Het kan zomaar zijn dat jij de eerste bent in jouw branche die dit doet. Dan heb je toch mooi een koploperspositie te pakken!

Template: En nu zelf aan de slag!

Enthousiast geworden door onze tips? Dit is het moment, je kunt met onze template eenvoudig zelf aan de slag om een communicatiekalender te vullen. Heb je ondanks onze tips toch nog moeite met het maken van een communicatiekalender? In ons gratis te downloaden template hebben we het zo eenvoudig mogelijk proberen te maken.

Download het gratis template

Send this to friend