Automatiseer jouw bedrijfsproces en bespaar tijd!

04 dec 2012
.
Door: Bram Lucas
No votes yet.
Please wait...

113
(0)

Vrijwel elke website of elke organisatie kent één of meer workflow(s) die steeds worden herhaald. Een bekend voorbeeld is een webshop. De bezoeker plaatst een bestelling, krijgt een bevestiging, de bestelling wordt in het magazijn verzameld, de producten gaan op de post en vervolgens is de bestelling afgerond. De bezoeker plaatst de bestelling via de webshop, betaalt deze via iDeal en de webshop stuurt een automatische bevestiging. Meestal houdt het daar voor de webshop op, maar er moet nog meer gebeuren. Wist je dat er daarna nog veel meer geautomatiseerd kan worden?

Automatiseer ook jouw inkoop

Het voorbeeld van de bestelling in de webshop is pas helemaal afgerond als de producten bezorgd zijn bij de klant en de inkoopfacturen zijn betaald. Meestal worden deze inkoopfacturen alsnog handmatig betaald en in de boekhouding verwerkt. Al deze stappen zijn ook te automatiseren door bijvoorbeeld inkoopprijzen bij de producten bij te houden en de gegenereerde factuur in een boekhoudingspakket te schieten. Door zoveel mogelijk stappen in jouw bedrijfsproces te automatiseren hou je tijd over. Deze tijd kun je natuurlijk goed investeren in nieuwe klanten en nieuwe ideeën.

Eén centrale database

Om een heel proces te automatiseren is het belangrijk dat er één centraal systeem is waarin je alles beheert. Dit systeem zal de meest actuele data bevatten en andere systemen op hun beurt op de hoogte stellen van wijzigingen. Voor een webshop bevat dit systeem dus al jouw klanten, lopende bestellingen en afgeronde bestellingen. Een voordeel van deze centrale plek is dat je maar op één plek hoeft te zoeken als je een klant aan de telefoon heeft, met één muisklik heb je alle informatie en geschiedenis van deze klant op jouw scherm. Werken via één centraal systeem heeft ook het voordeel dat het de kans op fouten verkleind. Gegevens van jouw klanten zijn erg belangrijk, er mag dus geen informatie verloren gaan wanneer dit ‘per ongeluk’ in een ander systeem is gewijzigd. Stel dat jouw klant verhuist, dit hoeft dan niet in jouw Excelsheetjes, e-mailmarketingsysteem en boekhoudingspakket gewijzigd te worden. Het centrale systeem regelt automatisch dat de wijziging doorgevoerd wordt in de andere pakketten, als deze systemen voorzien zijn van technische koppelingen.

Mogelijkheden

Technisch gezien is er heel veel mogelijk. Tegenwoordig worden veel systemen voorzien van een zogenaamde API of webservice. Deze functies zijn voor systemen als een artiestenentree voor artiesten. Een artiest heeft geen zin om in de wachtrij te staan voordat hij naar binnen kan, een automatisch systeem wil graag de kale data ophalen of wegschrijven zonder de mooie vormgeving er omheen. Vanuit het centrale systeem kan er data opgehaald worden via deze webservices zodat je alle gegevens inzichtelijk heeft. Zo kunnen bijvoorbeeld openstaande facturen van een klant opgehaald worden via de webservice van jouw boekhoudingspakket, maar kunnen er ook adresgegevens van een klant doorgegeven worden aan TNT zodat zij de bestelling netjes kunnen afleveren. Wil je zeker weten of uw klant de bestelling heeft ontvangen? Dan vraagt het systeem gewoon de gps-coördinaten van de bezorger op via de webservice van de pakketdienst.

Van bedrijfsproces naar systeem

Voordat je jouw bedrijfsproces gaat automatiseren is het belangrijk dat je precies weet hoe dit proces verloopt. Je kunt het proces in kaart brengen met behulp van een flow chart of activiteitendiagram. Op deze manier zie je meteen welke keuzes er gemaakt kunnen worden en kun je alle mogelijke wegen in het proces zien. Zodra je in beeld heeft hoe het huidige proces in elkaar zit kun je verbeteringen aanbrengen. Aan de hand van een flow chart worden alle faalscenario’s inzichtelijk, je kunt zo zien waar het verkeerd af kan lopen. Hier zijn vaak verbeteringen mogelijk om zo het proces toch succesvol af te ronden. Bij een webshop zou de klant bijvoorbeeld de verkeerde creditcardgegevens in kunnen vullen. De bestelling zou zo wel in het systeem gezet kunnen worden, maar achteraf blijkt dat de betaling niet voltooid is. Controleert jouw systeem dan wel of er aan deze voorwaarde is voldaan en hoe gaat het systeem met dit scenario om? Er kunnen bijvoorbeeld extra e-mailtriggers ingesteld worden in zo’n geval om een betalingsherinnering te versturen, maar e-mailtriggers kunnen ook erg handig zijn na afloop van de bestelling. Zo kan er bijvoorbeeld een reviewformulier via e-mail verstuurd worden een week nadat de klant de bestelling heeft ontvangen.

Een simpele flow chart voor een webshop kan er als volgt uit zien:

 

bedrijfsproces

Het bovenstaande schema brengt alle stappen in kaart. De rechthoeken stellen acties voor, de driehoeken zijn condities en de cilinders stellen wijzigingen in de database voor. Bovenstaande flow chart begint bij ‘Start’ en eindigt bij ‘Stop’, eigenlijk is elke tussenstap te vertalen naar een technische oplossing.

Een optimaal systeem

Naast het bedrijfsproces in kaart brengen en optimaliseren zijn er meerdere dingen die belangrijk zijn voor een goed systeem. Je bespaart zoveel mogelijk tijd door al jouw systemen met elkaar te koppelen. Denk bijvoorbeeld aan jouw huidig administratiepakket, boekhoudingspakket of klantenbestand, maar ook jouw eigen e-mailbox, online kalender en todo lists zijn misschien wel te koppelen. Veel systemen bieden deze mogelijkheid al aan, maar er zijn ook veel systemen waarbij het wel mogelijk is, maar de leveranciers hebben hier nog geen bekendheid aan gegeven. Je kunt bij de leverancier van het pakket opvragen welke mogelijkheden er zijn. Mochten ze geen koppelingsmogelijkheid aanbieden, dan brengt het ze misschien wel op ideeën om deze te ontwikkelen. Leveranciers van pakketten hebben namelijk veel voordeel bij zo’n koppeling.

Naast het koppelen van systemen is de ‘userinterface’ van zo’n centraal systeem ook erg belangrijk. Je zult veel met het systeem gaan werken, daarom is het belangrijk dat het systeem makkelijk en efficiënt werkt. Een goede zoekfunctie, logische invoervelden en een leesbaar lettertype zijn daarom aan te raden. Je kunt bijvoorbeeld gebruik maken van invoervelden die automatisch aangevuld worden, bijvoorbeeld bij voor- en achternamen, en in plaats van het zoeken naar een woonplaats in een tekstveld kun je gebruik maken van een drop down-lijst met alle gebruikte woonplaatsen uit het systeem. Ook gebruik maken van de juiste tab-volgorde om van invoerveld naar het volgende invoerveld te gaan en het toevoegen van sneltoetsen is handig. Zo zou je bijvoorbeeld via Ctrl N een nieuwe klant kunnen toevoegen en als je op ‘tab’ drukt verspringt de cursor eerst door de verplichte velden en vervolgens naar de optionele velden.

Ben je vaak onderweg? Dan kun je ook een ‘responsive userinterface’ overwegen. Hierdoor zijn de schermen van jouw systeem uitermate geschikt voor tablets of jouw smartphone. Hiermee kun je ook buiten kantoor de gegevens van jouw klanten benaderen. Jouw systeem staat volledig ‘in the cloud’ en is daarom zowel op de A12 richting Arnhem als vanuit het hotel in Barcelona bereikbaar.

The Carp Specialist

Samen met één van onze klanten, The Carp Specialist, hebben we recentelijk het hele bedrijfsproces in kaart gebracht. The Carp Specialist is een internationaal georiënteerd reisbureau dat zich specifiek richt op reizen voor karper vissers. The Carp Specialist vertegenwoordigt excellente bestemmingen in Frankrijk en verzorgt een volledige hengelsportbeleving.

Nadat we het huidige bedrijfsproces geïnventariseerd hebben zijn we samen met hen bezig geweest met het uitdenken van ‘het optimale proces’. Zo zijn er bijvoorbeeld automatische scripts bedacht die betalingsherinneringen versturen, e-mailtriggers die de route naar de klant mailen en worden er automatisch Sms’jes verstuurd om de klant een goede reis te wensen. Het systeem koppelt de huidige reserveringsmodule van de site en webshop aan het bestaande boekhoudingspakket en het e-mailmarketingpakket. Door automatische scripts en taken blijft het klantenbestand van ruim enkele duizenden gasten altijd up to date. Met behulp van dynamische filters kan er via het systeem een lijst opgevraagd van klanten die voldoen aan verschillende criteria. Zo kan er bijvoorbeeld een lijst opgevraagd worden van alle Nederlandse klanten die in het jaar 2010 een reservering hebben geplaatst voor het water “Badger’s Holt”. Met één druk op de knop kan er een Excelbestand gedownload worden met de klantgegevens of kan er een contactlijst aangemaakt worden in het e-mailmarketingpakket om een nieuwsbriefcampagne te starten.

screen the carp

screen the carp 2

Bent u benieuwd naar de mogelijkheden voor u en wilt u graag tijd besparen?
Wij denken graag met u mee onder het genot van een kopje koffie!

Send this to friend